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OA办公系统

添加时间:2020-01-09 14:44:14

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为了满足当前办公业务的实际需求,满足现代企业发展的需要,进一步提高企业办公效率,加快企业信息化进程,达到增收节支的目的,急需建立企业的办公自动化系统,使企业范围内每个人之间都可以通过电子邮件快速、安全地通讯,为企业建立一个安全、快捷的通讯基础设施,并在此基础上扩充办公自动化系统应用的功能和范围,把主要办公业务流程计算机化、网络化,实现文件电子化,无纸化办公,形成企业办公网络,从而使工作人员之间可以更快地交换信息、更好地协同工作,提高办公效率,降低企业开支,建立一个采用先进技术的、流程控制完备的、达到国内先进水平的办公自动化系统。

为了实现这一目标,办公自动化系统应该采用世界领先水平的办公自动化系统技术和开发工具,


当前的主要办公业务:公文管理、会议管理、档案管理的业务流程纳入计算机管理,在计算机网络上实现,缩短办公业务的流程时间,减少工作人员的工作量,提高企业的办公效率。同时,为管理者提供领导办公系统,为办公人员提供办公人员办公系统,方便日常的工作,成为个人办公的辅助工具,提高全企业每个管理人员的办公效率。


另一方面,建立新办公自动化系统也为建立企业信息网络打下坚实的基础,实现各类企业级信息的收集和存储、信息的处理和传输以及信息的发布和共享,通过这个信息网络了解整个企业的状态,使信息为决策提供支持,实现企业级的协调和协作。


作为管理信息系统(MIS)的一部分,随着办公自动化系统的建成和应用,将会提高管理人员的计算机应用水平,提高大家对计算机应用的积极性,对将来MIS系统的建成大有帮助。


综上所述,建立办公自动化系统是符合企业当前实际需要的、符合企业发展需要的、符合现代化办公潮流的。它的建成将会提高企业办公效率、降低企业办公开支、提高企业信息化水平,并将标志着办公自动化水平进入国内先进水平的行列。


OA系统特点

通用性

办公自动化系统必须适应从局机关到基层的各个单位横向及纵向之间相互关联的办公业务需要,满足各种办公业务的需要,满足各种不同职务的个人的办公需要,而不是针对某一单位或某一种业务流程或某一职务个人的系统,是面向整个企业的、各种办公业务流程的系统。它必须能适应各个单位各种各样不同的环境,符合国际标准,可以适应各种各样的计算机操作系统平台和网络平台,是一个开放的、可扩充的系统。

实用性

办公自动化系统必须面向最终用户,以最终用户为主,做到操作简单方便,界面友好,业务流程合理,真正符合最终用户的实际需要。经过短期培训,在3~4个月的时间内OA系统可在全公司范围内全面展开。

网络化

办公系统要能够随着网络系统的建设,真正覆盖所使用单位和部门以至于覆盖全公司的每个管理人员,使每个人都可以通过办公自动化网络和他人通讯、交流、协作,进行办公业务往来,查询各种企业信息。通过办公自动化网络进行信息的收集和存储,信息的处理和传输以及信息的发布和共享。

先进性

办公自动化系统应采用国际先进的办公自动化技术。

安全性

信息共享、网络化办公必须保证信息的安全性,数据的丢失,信息的不安全将会给企业带来巨大的损失。

在办公自动化系统的应用系统开发中,还必须考虑到数据的安全性,通过程序的手段控制不同用户的访问权限,保证应用系统的安全性。必须加强安全管理,建立健全安全管理规章制度,保证数据和系统在物理上的安全性。

可扩充性

办公自动化系统必须是开放的、规模可伸缩的、功能可以扩充的系统。



OA系统边界

职能边界

按公司各部门的不同职能进行划分,覆盖公司各部门及所有员工的日常办公事务活动。

地理边界

在局域网范围内覆盖公司所有部门。

功能边界

本系统的功能包括了公司办公系统中的各项目,为各部门和管理人员提供信息共享和数据一元化管理。按功能具体划分为收文管理、发文管理、会议管理、档案管理、电子邮件、等子系统,各子系统具体功能如下:

1、收文管理

收文管理子系统用于对全公司的收文进行管理,通过计算机网络完成文件的录入、传递、审批、发送和归档,即实现收文的电子批阅流程。此系统提供对收文批阅流程的可视化监控、有效的查询和统计手段,以及将文件按年度、分类号、保存期限、小类号进行归档。

2、发文管理

发文管理子系统用于对全公司的发文进行管理,通过计算机和网络完成文件的录入、传递、审批、发送和归档,即实现发文的电子批阅流程。此系统提供对发文批阅流程的可视化监控、代码管理、有效的查询和统计手段,以及将文件按年度、分类号、小类号保存期限进行归档。

3、会议管理

本子系统主要用于用来完成组织会议、发送会议通知、撰写会议纪要、安排和落实会议待办事项、会议室管理等管理工作。

4 、公告栏

本子系统主要用于对全公司的公告信息进行管理,提供一个发布各种诸如公告、通知、启事等公共信息的场所。上网人员只要在本系统中发布一项消息就可以通告所有上网人员,上网人员也可以通过此系统浏览全公司的所有公告信息。可以按照类型、时间、作者对公告信息进行查询。这样,可以及时地对公司内部的一些信息进行发布,方便公司人员进行信息交流。本系统可以按照信息分类建成多个专题,比如大事纪要,个人信息公布等。

5、电子邮件

本子系统为每一个上网人员提供了电子邮件收发功能和日程安排功能。用户在此除了可以查阅、发送邮件外,用户还可以在此创建邀请、约会、事件或纪念日,并将其存储在您的日历中,对邀请对象发送通知,手动回复通知或按预先设定处理通知。也可以设置闹铃来提醒您约会、事件、或纪念日发生的时间。在查询时,可以用日历的形式为用户显示当天、一天、一周、两周、一月的日程;在创建新的日程安排时还可以查询别人的空闲时间,设置某日程别人是否可以查看到等。同时,由于整个办公自动化系统都将以电子邮件作为联系纽带,因此,这将是一般用户在本系统中主要的“办公室”。意见,是一个不受时间、地点限制的、理想的讨论场所。

6、档案管理

本子系统主要用于对公司的各类文档进行分类管理,自动生成案卷目录、卷内文件目录和案卷封面,并可以打印案卷目录、卷内目录和案卷封面。同时提供对已归档文件的查询、借阅功能。


综合性OA系统、与业务管理相关联的OA软件,移动办公OA系统


OA办公系统主要可以包括以下功能:


手机审批

领导可以在手机上进行签批,加快工单流转速度,提供工作效率

发文管理

可以发文审批流程和发文规范,所有流程、公用流程、部门流程及个人流程

费用报销

日常经营所必须发生的费用、费用的内容真实金额合理、费用经过严格的审批

资产管理

固定资产、易耗品、劳保用品的分类。劳保存用品可按规则定时发放

考试系统

考试系统分为主观题和客观题,客观题可自动判断答案,主观题可评分和复核

知识库

行业专业知识库、员工素质知识库,库题内容更新快,提高员工学习能力

手机考勤

固定座班和外勤员工考勤,APP系统自动提醒员工考勤,自动汇总考勤报表

工作日志

根据不同工作岗位,自动提醒员工向领导汇报工作日志,领导可对点评


可以开发以上有的还有没有的模块,也可以只开发其中部分功能模块。


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